Con el propósito de apoyar, especialmente a los nuevos emprendedores y dueños de pequeños y medianos negocios, te compartimos una serie 12 consejos útiles para manejar su contabilidad y sus libros. Sabemos que hay tareas esenciales de contabilidad (organizar tus gastos mensuales, organizar tus documentos para los impuestos, conciliar tus bancos o enviar o archivar tus facturas, etc.) que pueden convertirse en un obstáculo o un impulso para su crecimiento. Te invitamos a seguir estas recomendaciones para que esas tareas cotidianas sirvan de IMPULSO para el crecimiento de tu empresa.&nbsp; <h2>1- Has Seguimiento de tus Gastos</h2>El gasto excesivo puede ser la ruina de las empresas. Sin embargo, es importante señalar que no todos los gastos aportan el mismo valor. Recuerda que cada dólar gastado aleja a tu empresa de las ganancias. Cuando inicies tu negocio, vigila de cerca todos los gastos. Comprende el beneficio obtenido de cada gasto y documéntalo detalladamente. Siguiendo esta fórmula estarás en control de dinero que sale de tu empresa y el beneficio que aporta dicho gasto, entonces estará en capacidad de decidir si es un gasto necesario o si te convendría eliminarlo.&nbsp;&nbsp; <h2>2- Elije una Estructura Contable para tu Empresa</h2>Decidir qué estructura contable usar para tu empresa no es trabajo exclusivo de tu contador, consúltale qué método de contabilidad te conviene, según tu tipo de empresa y tus necesidades y juntos podrán tomar la decisión adecuada.&nbsp; <h3>Características de la contabilidad basada en efectivo, o mejor conocida como “CASH BASIS ACCOUNTING”:&nbsp;</h3><ul><li>Se documentan los ingresos cuando se recibe el dinero.&nbsp;</li><li>Se registran los gastos cuando, en efecto, se pagan.&nbsp;</li><li>Adecuada para todo tipo de empresa, especialmente empresas más pequeñas y empresas de servicios profesionales que no tienen inventario.</li></ul> <h3>Características de la contabilidad basada en acumulados, o mejor conocida como “ACCRUAL BASIS ACCOUNTING”:&nbsp;</h3><ul><li>Se declaran los ingresos cuando los facturas, no cuando recibes el pago.&nbsp;</li><li>Se registran los gastos cuando se recibe la factura del proveedor, no cuando se paga.&nbsp;</li><li>Adecuada para negocios con inventario, costos de venta o accionistas e inversores.</li></ul>&nbsp;<h2>3- Automatiza los Procesos Manuales&nbsp;</h2>Automatizar los procesos rutinarios es uno de los mejores consejos que podemos ofrecer para las empresas emergentes. Como sabes, muchas de las actividades contables se repiten, y facilitaría mucho tu trabajo tenerlas automatizadas. Existen muchas plataformas para manejar la gestión administrativa de forma unificada. Estas herramientas te ayudan a hacer seguimiento de los gastos, generar informes, enviar facturas y pagar la nómina, todo de forma automática. Consulta a tu contador y evalúa las alternativas que te ofrece el mercado y selecciona la más adecuada para tu negocio. <h2>4- Categoriza tus gastos&nbsp;</h2>Para asegurarte de recibir el beneficio de las deducciones de impuestos disponibles para tu empresa, debes mantener un registro de todos los gastos. Pero este registro es mucho más útil si los gastos están categorizados, según las actividades de tu empresa, para facilitar su organización de forma más eficiente.&nbsp; Primero, documenta los gastos, luego clasifícalos en categorías apropiadas, como pagos de facturas, proveedores, administración o varios. <h2>5- Vigila tu Crédito</h2>Uno de los signos más comunes de una empresa insolvente es la incapacidad de realizar los pagos a tiempo.&nbsp; Puedes tener problemas con un puntaje crediticio bajo, falta de fondos o dificultad para cumplir con tus necesidades de capital de trabajo. Cuando usas créditos bancarios para financiar tus operaciones diarias, con frecuencia puedes enfrentar dificultades para pagar la deuda con intereses elevados.&nbsp; Realiza el “Due Diligence” (investigación adecuada) antes de aceptar cualquier financiación externa. <h2>6- Has un Pronóstico de Gastos e Ingresos&nbsp;</h2>Cuando vayas a establecer tus metas financieras, debes considerar: el pasado, el presente y el futuro. Ir a toda máquina sin un pronóstico financiero es una pérdida de tiempo y dinero, que además te puede llevar al fracaso. Tu empresa deber crear y mantener pronósticos financieros precisos que mantengan las finanzas en la mejor forma.&nbsp; Para esto debes poder responder las siguientes preguntas: <ul><li>¿Cuáles serán nuestras ventas anuales en los próximos dos años?</li><li>¿Cuál será el porcentaje de aumento de clientes en los próximos cinco años?</li><li>¿La empresa alcanzará el punto de equilibrio en el próximo período contable?</li><li>¿Tenemos suficiente personal para manejar los proyectos de los clientes para el próximo año?</li><li>Tener una planificación de gastos te permite enfrentar crisis o cambios inesperados con mucha más eficiencia.</li></ul> <h2>7- Mantén Separadas tus Cuentas Personales y Empresariales&nbsp;</h2>Obtener una cuenta bancaria comercial es uno de los primeros pasos que debes tomar como propietario de una empresa. Una vez que obtengas el número de identificación tributaria (EIN) de tu empresa, podrás abrir la cuenta bancaria de la misma.&nbsp; Recuerda que tus finanzas personales deben de mantenerse separadas de las finanzas de tu empresa.&nbsp; Estas son algunas de las razones para separar tu banca personal y comercial: <ul><li>Tener una visibilidad clara de los flujos de efectivo del negocio.</li><li>Ahorrar de tiempo al no tener que revisar interminables extractos bancarios para identificar y diferenciar transacciones individuales y comerciales.</li><li>Mantener la documentación relacionada con los impuestos clara y lista.</li><li>Evitar la responsabilidad legal personal por las deudas comerciales.</li></ul> <h2>8- Conoce Las Leyes Básicas que Pudieran Impactar tu Negocio&nbsp;</h2>Muchos propietarios de pequeñas empresas saben cómo administrar su negocio. Sin embargo, es posible que no tengan suficientes conocimientos sobre contabilidad y manejo de los libros. Además, en la mayoría de los casos, los dueños de negocios desconocen las leyes y regulaciones legales federales, locales y estatales requeridas para los negocios. No te asustes pensando que ahora debes convertirte en abogado, simplemente infórmate de las cosas generales que se relacionan con la actividad comercial de tu negocio y busca asesoría profesional para los asuntos más específicos.&nbsp; Por ejemplo, hay regulaciones que dicen que una empresa debe: <ul><li>Mantener los recibos en papel de los últimos tres períodos contables (los contadores recomiendan conservar los recibos de los siete años anteriores)</li><li>Proporcionar recibos en papel a las autoridades legales como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reclamar deducciones de impuestos.</li><li>Registrar con precisión los ingresos para evitar pagos insuficientes de impuestos y multas del IRS.</li></ul> <h2>9- Crea un Presupuesto Comercial</h2>Establecer y revisar un presupuesto está directamente relacionado con el éxito de un emprendimiento Según una encuesta realizada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., “las pequeñas empresas que revisan su presupuesto semanal, mensual y anualmente tienen tasas de éxito del 95%, 75% y 25%, respectivamente.” Esa encuesta encontró que las empresas exitosas comparten los siguientes rasgos de gestión financiera: <ul><li>Saldos de crédito no utilizados relativamente más altos</li><li>La capacidad de asignar cantidades apropiadas para los gastos de nómina</li><li>Supervisión periódica del presupuesto</li><li>Una comprensión de los beneficios de usar el crédito para los negocios.</li></ul>&nbsp;<h2>10- Considera Pagarte un Salario</h2>Los empresarios que administran corporaciones S y corporaciones C se pagan a sí mismos un salario en la nómina comercial regular.&nbsp; Los propietarios de pequeñas empresas y los fundadores de nuevas empresas pueden hacer lo mismo y considerarlo un atractivo para los propietarios en términos legales. Tener un salario prorrateado para el propietario de la empresa es una práctica comercial aceptada que ayuda a reforzar la posición legal y distintiva de la empresa. <h2>11- Contrata un Contador Profesional</h2>Invertir en un contador fiscal profesional aporta un valor inmenso a tu negocio, con un compromiso de tiempo de unas pocas horas a la semana o al mes. Si tu empresa cuenta con una persona que maneje los libros de forma profesional tendrás los registros de ingresos y gastos clasificados correctamente y al día. Además, un contador fiscal profesional te ayudará al momento de hacer la declaración de impuestos y a establecer la columna vertebral contable de la organización. Con un contador profesional que se encarga de las tareas financieras, los propietarios de empresas pueden dedicar más tiempo a atraer nuevos clientes y a dedicarse al crecimiento de su negocio. <h2>12- Invierte en un Software de Contabilidad</h2>Uno de tus principales objetivos es simplificar las finanzas comerciales mediante la automatización de flujos de trabajo y procesos manuales para ahorrar tiempo y recursos valiosos. Una de las formas más sencillas de hacerlo es con un software de contabilidad que se adapte a las necesidades y el presupuesto de su empresa. Elije entre una amplia variedad de software de administración de proyectos de contabilidad basado en la nube que ordena la contabilidad, agiliza los flujos de efectivo y lo ayuda a mantenerse actualizado sobre las finanzas.&nbsp; Asesórate con tu contador para encontrar la solución más rentable y eficiente para tu negocio. Hay muchas soluciones de gestión de proyectos de contabilidad con interfaces de usuario claras y sencillas, perfectas para empresarios sin conocimientos técnicos.

Descubre 12 recomendaciones básicas de contabilidad para mantener las finanzas de tu empresa en orden y optimizar tu gestión contable

12 recomendaciones básicas de contabilidad

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